大多数买家是倒着学会采购流程的。他们是从某一票出问题的货开始学的，之后才回头想清楚，问题其实属于哪个阶段。阶段本身是稳定的，责任在哪些点上换手也同样是稳定的。
本文按顺序走完整条链条，从给供应商的第一封询盘，到最后一个纸箱清点进你自己的仓库。我们的 运作方式 页面讲的是我们如何把这条链条当作一项服务来跑，采购与代购服务 则把前面几个阶段展开得更细。
如果你还在挑选供应商，先看 中国发货指南 更合适。本文假设供应商已经选定，从这之后讲起。
询盘之前：把需求写成可以报价的样子
- · 产品规格：产品是什么、必须做到什么，以及真正影响终端用户的那些公差
- · 商业框架：目标数量、目标到岸成本，以及货物必须可用的日期，而不是必须发运的日期
- · 市场框架：货最终卖到哪个国家，因为这一项决定标签、认证以及插头和电压要求
- · 包装要求：零售包装是一项独立的生产内容，有自己的交期，也有自己的样品
- · 为什么重要：对着含糊需求报价的供应商是在猜，猜出来的东西事后追不了责
一份能换来准确报价的询盘包含什么
- · 产品描述要写到能让工厂工程师算成本，而不是只让业务员看得懂
- · 数量要拆成首单和预计返单，因为第二个数字会改变单价
- · 目的国与销售渠道，因为这两项都会改变产品上和包装上必须出现的内容
- · 需要到手的日期，而不是需要出厂的日期
- · 反过来讲清楚你在哪些方面可以让步，因为知道你哪里能动的供应商才会告诉你成本压在哪里
第一阶段：报价、打样与确认
- · 报价：报价是要约而不是承诺，除非写进订单，否则会失效
- · 样品：样品是规格的实物版本，也是双方唯一都能指着说话的凭据
- · 确认样：双方签字、注明日期并各自留存，因为它会变成整批量产的参照
- · 样品与量产之间的落差：好样品最后变成让人失望的订单，最常发生在这里
- · 原则：确认样没点头，就不算谈成
报价单上要问清的条款
- · 单价以及它对应的数量区间，因为没有数量的价格只是一个占位符
- · 贸易术语要写全称，因为同一个价格在不同术语下含义不同
- · 交期从哪一天起算，因为生产时间和从定金起算的总时间是两个数字
- · 付款节奏，拆成定金、尾款以及任何与验货挂钩的一期
- · 价格不含什么，因为模具、认证和零售包装经常是单独报价的
确认样为什么是分界线
- · 确认之前，供应商还在决定这个产品怎么做
- · 确认之后，供应商是在复制一件已经被接受的东西
- · 样品要拍照、量尺寸并留存，因为量产会被拿来和它比对
- · 如果好的是样品，协议里就要写明量产以样品为准，而不是以图纸为准
- · 边界：样品能证明单件能做到什么，不能证明一万件的平均水平
第二阶段：定金、下单与排产
- · 订单确认书：把报价变成带数量、价格和日期的义务
- · 定金：用来支付原材料，同时启动交期计时
- · 生产排期：写明原材料下单日期和开工日期
- · 产前样：值得做的时候要做，而且必须从实际产线取，而不是从样品间取
- · 节点清单：在付定金之前谈好，而不是在第一次延期之后才追要
付款节奏与风险分配
- · 基本形状：下单付定金、凭单据或凭验货付尾款，任何一笔都要留记录
- · 不对称之处：买家押的是定金，供应商押的是成品，两边的风险都不会消失
- · 你手上的杠杆：把某一期付款绑在可查证的节点上，比压价更有用
- · 取舍：定金比例高通常能换到更好的价格，同时也换到更大的风险敞口
- · 细节在哪：我们的 付款信息 页面把各种方式并排列出
第三阶段：生产、验货与出货
- · 开工通知：这是排期有没有被守住的第一道信号
- · 中期检查：长单值得做，因为它能在整批做完之前抓住系统性缺陷
- · 出货前检验：这是缺陷还能返工、而不是只能落地处理的最晚时点
- · 纸箱与包装核对：包装错误通常是在仓库被发现，而在仓库修更贵
- · 放行决定：这是一个生意决定而不是质量决定，而且应当按生意决定留档
出货前检验与出货文件
- · 范围：写明的抽样量和写明的缺陷判据，因为没有标准的检验只能产出观点
- · 时点：装柜之前，货还在工厂、还修得动的时候
- · 证据：照片、书面报告和留存样品，和这票货的档案放在一起
- · 封箱之前必须齐的文件：发票、装箱单以及目的国要求的任何证书
- · 检验背后的标准写在我们的 质检指南 里
第四阶段：订舱、报关与在途
- · 订舱：按生产完成日期订，而不是按业务承诺的日期订
- · 决定谁订舱的贸易术语，因为这件事先是合同问题，其次才是物流问题
- · 中国一侧的出口报关，这属于供应商或代理的境内事务
- · 海关归类：按产品确定，并且会跟着货走进之后每一个阶段
- · 在途本身：此时剩下的杠杆只有目的港一侧和单据
第五阶段：到港、清关与关税
- · 到港通知：目的港码头的免用箱时间从这里开始计算
- · 申报环节：进口记录人在这里被具名，并开始为申报负责
- · 关税与税费核定：以申报价值和归类为基础计算
- · 放行：放行之后货能动，仓储计时也从码头转到内陆
- · 要记住的一点：在目的地这一侧，为申报负责的是进口方，不是供应商
美国清关的时间节点
- · 货物放行申报 必须在货物到港后 15 个日历日内提交，随后附预估关税的入境摘要须在放行后 10 日内、入境后 10 个工作日内提交
- · 进口商安全申报 即 10+2 申报，必须在船装货前不晚于 24 小时送达海关，申报不准确、不完整或不及时，每次可被索赔 5,000 美元
- · 进口方八项数据元素加承运方两项，仅过境的货物适用更短的五项版本
- · 申报通过报关行接口或 ACE 电子提交，实际操作中意味着一家持照报关行或合规软件
- · 实务读法：这些期限不会动，所以订舱日期必须从它们往前倒推
关税与估价的规则
- · 归类层：商品名称及编码协调制度 以六位编码覆盖五千多个商品组，被两百多个国家和经济体用作关税基础，各国再把这些位数扩展成本国编码
- · 估价层：世界贸易组织海关估价协定 要求制度公平中性，禁止武断或虚构的价值
- · 落到实操：发票必须反映真实交易，另做一套数字报给海关是负债而不是省钱
- · 这件事的商业面写在我们的 付款方式与风险 一文里
- · 时序：关税在入境时评估，所以放行之后才发现的缺陷，是已经交过关税的缺陷
第六阶段：到仓、入库与复盘
- · 内陆派车：要在集装箱放行之前订，而不是放行之后
- · 送货时段：收货点必须有人力和卸货位接得住
- · 拆箱清点：逐箱对照装箱单
- · 状况检查：把运输损坏和生产缺陷分开，因为两者的处理方式不同
- · 拼柜的情形：货来自多个供应商时，仓储与配送服务 负责集货与装柜这一段
入库后要做的核对
- · 数量对装箱单：在卸货当下记录，而不是事后回忆着补齐
- · 损坏对承运人记录：索赔需要靠近事件发生时点产生的证据
- · 抽样测功能：不良率往往要等到开始拣货才看得见
- · 照片和书面记录归档到这一票货，因为记忆不是审计轨迹
- · 把这一单写进供应商评分表，因为复盘的意义是改变下一次采购
常见问题
整个流程要多久
取决于产品，但形状是稳定的。打样和确认通常和生产一样久，运输又是独立的一块。只按生产时间做计划的买家，等于只计划了整单的一半。
谁是进口记录人
进口记录人是为申报和关税负责的一方，通常就是买家，或者是代表买家行事的指定报关行。指定这个角色是一个决定，不是一道手续。
供应商能处理目的港清关吗
可以代办，但申报准确性的责任仍然留在进口记录人身上。代办和担责是两个不同的角色。
万一验货不合格怎么办
货越往后走，选项越少。装柜之前，缺陷还能返工，或者先扣住不发。放行并且交了关税之后，剩下的路只有索赔、折价或者认损。
是不是所有订单都要走完六个阶段
这些阶段不管你管不管它都会发生。随规模变化的，是每个交接点归谁负责，以及有没有一份文件记录它发生过。
全流程交接点清单
- · 规格书与确认样，双方签字并和订单存在一起
- · 贸易术语写全称，因为它决定谁订舱、谁投保、风险在哪里转移
- · 付款节奏，每一期绑在节点上，而不是绑在日历上
- · 检验标准与检验方指定，在开工之前就谈好
- · 各方要交的文件和交付时点，包括那些不能动的申报期限
- · 你自己仓库的收货记录，因为那是第一份在你控制之下产生的证据
一笔采购订单不是一次买卖，而是一串交接。每一次交接要么干净地过手，要么变成日后有人讲起这票货怎么出问题时的那个故事。如果你希望从第一封询盘到清点进仓都由一方来管，把 需求发给我们 并说明目的市场，我们会把适用于你这个产品的阶段梳理出来。