Proceso de compra en China paso a paso | De la consulta al almacén

La mayoría de los compradores aprenden el proceso de compra al revés. Lo aprenden del envío que salió mal y solo después averiguan a qué etapa pertenecía realmente el problema. Las etapas son estables, y los puntos donde la responsabilidad cambia de manos también lo son.

Este artículo recorre toda la cadena en orden, desde el primer mensaje a un proveedor hasta el último cartón contado en su propio almacén. Nuestra página cómo trabajamos muestra cómo gestionamos esa cadena como servicio, y el servicio de compras y aprovisionamiento desarrolla más las primeras etapas.

Si todavía está eligiendo proveedor, es mejor empezar por la guía de envío desde China. Este artículo da por hecho que el proveedor ya está elegido y sigue lo que ocurre después.

Antes de la consulta: convertir una necesidad en algo que se pueda cotizar

· La especificación: qué es el producto, qué debe hacer y las tolerancias que de verdad importan al usuario final
· El marco comercial: cantidad objetivo, costo puesto en destino objetivo y la fecha en que la mercancía debe estar disponible, no despachada
· El marco de mercado: el país donde se venderá, porque eso decide etiquetado, certificación y requisitos de enchufe y tensión
· El requisito de empaque: el empaque de venta al detalle es un rubro de producción aparte, con su propio plazo y su propia muestra
· Por qué importa: un proveedor que cotiza sobre una necesidad vaga está adivinando, y a una adivinanza no se le puede reclamar nada después

Qué contiene una consulta cotizable

· La descripción del producto, escrita para que la pueda costear un ingeniero de planta y no solo un vendedor
· La cantidad, separada en primer pedido y reposición prevista, porque la segunda cifra cambia el precio unitario
· El país de destino y el canal de venta, ya que ambos cambian lo que debe figurar en el producto y en la caja
· La fecha en que se necesita tener la mercancía, no la fecha en que debe salir de fábrica
· La pregunta sobre en qué es flexible, porque un proveedor que sabe dónde puede moverse le dirá dónde está el costo

Etapa uno: cotización, muestra y aprobación

· La cotización: una oferta y no un compromiso, que caduca si no queda recogida en un pedido
· La muestra: la versión física de la especificación y el único objeto que ambas partes pueden señalar
· La muestra aprobada: firmada, fechada y conservada por ambas partes, porque se convierte en la referencia del lote
· La brecha entre muestra y producción: es el lugar donde una buena muestra se convierte con más frecuencia en un pedido decepcionante
· La regla: hasta que la muestra aprobada diga que sí, no hay nada acordado

Los puntos que hay que fijar en una cotización

· El precio unitario y la franja de cantidad a la que aplica, porque un precio sin cantidad es un marcador de posición
· El Incoterm nombrado completo, ya que un mismo precio significa cosas distintas bajo reglas distintas
· Desde cuándo se cuenta el plazo, porque el tiempo de producción y el plazo total desde el anticipo son dos cifras distintas
· El calendario de pagos, dividido en anticipo, saldo y cualquier tramo ligado a una inspección
· Qué excluye el precio, porque utillaje, moldes, certificación y empaque de venta suelen cotizarse aparte

Por qué la muestra aprobada es la línea divisoria

· Antes de la aprobación, el proveedor todavía decide cómo fabricar el producto
· Después de la aprobación, el proveedor reproduce algo que ya fue aceptado
· La muestra debe fotografiarse, medirse y guardarse, porque el lote se comparará con ella
· Si la buena es la muestra, el acuerdo debe decir que la producción coincide con la muestra y no con el plano
· El límite: una muestra prueba lo que puede ser una pieza, no el promedio de un lote de diez mil

Etapa dos: anticipo, pedido y programación

· La confirmación de pedido: convierte una cotización en una obligación con cantidad, precio y fecha
· El anticipo: paga los materiales y arranca el reloj del plazo
· El plan de producción: nombra la fecha de pedido de materiales y la fecha de inicio
· La muestra de preproducción: donde un lote la justifica, y tomada de la línea real y no de la sala de muestras
· La lista de hitos: acordada antes de pagar el anticipo, y no reclamada tras el primer retraso

El ritmo de pago y dónde está el riesgo

· La forma general: anticipo al pedido, saldo contra documentos o contra inspección, y nada sin registro
· La asimetría: el comprador arriesga el anticipo, el proveedor arriesga la mercancía terminada, y ninguno de los dos riesgos desaparece
· Su palanca: un tramo ligado a un hito documentado vale más que una rebaja de precio
· El equilibrio: un anticipo mayor suele comprar mejor precio, y también compra más exposición
· Dónde está el detalle: nuestra página información de pago pone los métodos uno al lado del otro

Etapa tres: producción, inspección y despacho

· El aviso de inicio: la primera señal de que el calendario se cumple o se desliza
· El control a mitad de lote: útil en lotes largos, porque atrapa un defecto sistemático antes de fabricarlo todo
· La inspección previa al embarque: el último punto donde un defecto todavía se puede retrabajar en lugar de aterrizar
· La verificación de cartones y empaque: los errores de empaque se descubren en el almacén y allí cuestan más
· La decisión de liberar: es una decisión comercial y no de calidad, y debe archivarse como tal

La inspección previa al embarque y el juego de documentos

· El alcance: un tamaño de muestra declarado y un umbral de defecto declarado, porque una inspección sin estándar produce una opinión
· El momento: antes de cargar, mientras la mercancía sigue en fábrica y todavía es reparable
· La evidencia: fotografías, informe escrito y muestras conservadas, archivadas con el expediente del envío
· El juego de documentos que debe estar completo antes de precintar el contenedor: facturas, listas de empaque y cualquier certificado que exija el destino
· El estándar que sostiene el control se expone en nuestra guía de control de calidad

Etapa cuatro: reserva, declaración de exportación y tránsito

· La reserva: hecha sobre la fecha de fin de producción y no sobre la fecha que prometió el equipo comercial
· El Incoterm que decide quién reserva el flete, porque es primero una cuestión de contrato antes que de logística
· La declaración de exportación en el lado chino: un asunto interno del proveedor o de su agente
· La clasificación aduanera: se decide por producto y viaja con la mercancía a cada etapa posterior
· El tránsito en sí: en ese punto solo quedan el lado de destino y los documentos como palancas

Etapa cinco: llegada, despacho aduanero y aranceles

· El aviso de llegada: con él empieza el conteo de días libres en la terminal de destino
· El procedimiento de entrada: allí se nombra al importador registrado y este pasa a responder por la declaración
· La liquidación de aranceles e impuestos: se calcula sobre el valor declarado y la clasificación
· El levante: después de él la mercancía puede circular y el reloj de almacenaje pasa de la terminal al interior
· El punto a interiorizar: en el lado de destino responde el importador, no el proveedor, por la declaración

Los plazos aplicables a la entrada en Estados Unidos

· La liberación de la carga debe presentarse dentro de los 15 días calendario siguientes a la llegada de la mercancía, y el resumen de entrada con los aranceles estimados sigue dentro de los 10 días posteriores al levante y los 10 días hábiles posteriores a la entrada
· La declaración de seguridad del importador es la presentación 10+2, que debe llegar al CBP a más tardar 24 horas antes de la carga del buque, y una presentación inexacta, incompleta o tardía puede generar un reclamo de 5 000 dólares estadounidenses por incumplimiento
· Los ocho elementos de datos del importador más los dos del transportista, con una versión corta de cinco elementos para mercancía que solo está en tránsito
· La presentación pasa por la interfaz del agente aduanal o ACE, lo que en la práctica significa un agente aduanal con licencia o un programa compatible
· La lectura práctica: estos plazos no se mueven, así que la fecha de reserva debe calcularse hacia atrás desde ellos

Los aranceles y las reglas de valoración

· La capa de clasificación: el Sistema Armonizado cubre más de 5 000 grupos de mercancías en códigos de seis dígitos y sirve de base arancelaria a más de 200 países y economías, y cada país amplía esos dígitos en su código nacional
· La capa de valoración: el acuerdo de la OMC sobre valoración aduanera exige un sistema justo y neutro y prohíbe los valores arbitrarios o ficticios
· Qué significa en la práctica: la factura debe reflejar la transacción real, y un segundo juego de cifras para la aduana es un pasivo y no un ahorro
· El lado comercial de la misma cuestión está tratado en nuestro artículo condiciones de pago y riesgo
· La secuencia: el arancel se determina en la entrada, así que un defecto descubierto tras el levante es un defecto por el que ya se pagó arancel

Etapa seis: llegada a su almacén, recepción y revisión

· La reserva del transporte terrestre: antes del levante del contenedor y no después
· La ventana de entrega: el sitio receptor debe poder cubrirla con mano de obra y espacio de muelle
· El desestiba y el recuento: comparación con la lista de empaque, cartón por cartón
· La revisión de estado: separa el daño de transporte del defecto de producción, porque los remedios son distintos
· El caso de la consolidación: cuando la mercancía viene de varios proveedores, el servicio de almacén y entrega se encarga de la recolección y la carga

Las comprobaciones posteriores a la recepción

· La cantidad contra la lista de empaque: registrada en el momento de la descarga y no reconstruida después
· El daño contra el registro del transportista: un reclamo exige evidencia creada cerca del hecho
· El funcionamiento sobre una muestra: la tasa de defectos solo se vuelve visible cuando se empieza a preparar pedidos
· Fotos y una nota escrita archivadas con el envío, porque la memoria no es una pista de auditoría
· El registro en la ficha del proveedor para el siguiente pedido, porque el sentido de una revisión es cambiar la próxima compra

Preguntas frecuentes

Cuánto tarda todo el proceso

Depende del producto, pero la forma es estable. La muestra y la aprobación suelen tardar lo mismo que la producción, y el tránsito es otro bloque aparte. Un comprador que solo planifica el tiempo de producción planifica aproximadamente la mitad del pedido.

Quién es el importador registrado

El importador registrado es la parte responsable de la declaración y del arancel, y suele ser el comprador o un agente aduanal designado que actúa en su nombre. Nombrar a esa parte es una decisión y no una formalidad.

Puede el proveedor encargarse del despacho en destino

Puede organizarlo, pero la responsabilidad de la exactitud de la declaración sigue en el importador registrado. Organizar algo y responder por ello son dos papeles distintos.

Qué pasa si la mercancía no pasa la inspección

Las opciones se reducen a medida que la mercancía avanza. Antes de cargar, un defecto se puede retrabajar o el envío retener. Después del levante y del pago del arancel, solo quedan el reclamo, el descuento o la pérdida.

Todos los pedidos necesitan las seis etapas

Las etapas ocurren haya alguien gestionándolas o no. Lo que cambia con la escala es quién es dueño de cada punto de traspaso y si hay un documento que registre que ocurrió.

La lista de control de los puntos de traspaso

· La especificación y la muestra aprobada, firmadas por ambas partes y archivadas con el pedido
· El Incoterm escrito completo, porque decide quién reserva, quién asegura y dónde se transfiere el riesgo
· El calendario de pagos, con cada etapa ligada a un hito y no a una fecha del calendario
· El estándar de inspección y la designación del inspector, acordados antes de iniciar la producción
· El juego de documentos que envía cada parte y cuándo, incluidos los plazos de presentación que no se mueven
· El registro de recepción en su propio almacén, porque es la primera evidencia producida bajo su control

Un pedido de compra no es una compra única. Es una cadena de traspasos, y cada uno pasa limpio o se convierte en la historia que alguien contará después sobre cómo el envío salió mal. Si prefiere que esa cadena se gestione desde la primera consulta hasta el recuento de cartones, envíenos el requisito y el mercado de destino, y trazaremos las etapas que aplican a su producto.

De la consulta al almacén: cómo avanza realmente un pedido de compra en China